neHesap Mobil Uygulama Gizlilik Politikası

1. Hizmet Sağlayıcı ve Kapsam

neHesap, firmaların yetkilendirdiği kullanıcılar için muhasebe, e-belge, cari hesap, stok, sipariş ve CRM işlemleri sunan kurumsal bir uygulamadır. Hizmet sağlayıcı Turbim Yazılım ve Bilişim Teknolojileri San ve Tic A.Ş., MERSİS numarası 0869046783500017, adresi Güvenevler Mah. 29028. Sok. No:5, Şehitkamil / Gaziantep şeklindedir.

Turbim, kendi hesap yönetimi, güvenlik ve destek işlemleri kapsamında işlediği veriler bakımından veri sorumlusudur. Firmanın uygulamaya girdiği müşteri, çalışan ve ticari kayıtlar bakımından ilgili firmanın veri sorumluluğu ve Turbim'in hizmet sözleşmesinden doğan veri işleme yükümlülükleri ayrıca geçerlidir. Firma yöneticisi, kullanıcı erişimlerini ve kayıtların kimlerle paylaşılacağını yönetir.

2. İşlenen Veri Türleri

• Hesap ve giriş bilgileri: Firma vergi numarası, kullanıcı adı veya e-posta, kimlik doğrulama bilgileri, kullanıcı yetkileri ve oturum belirteçleri.
• İş kayıtları: Fatura, teklif, sipariş, stok, cari hesap ve muhasebe hareketleri; bu kayıtlardaki ad, ünvan, adres, telefon, e-posta, vergi veya T.C. kimlik numarası gibi bilgiler.
• Kullanıcının eklediği içerikler: Fiş, fatura ve çek fotoğrafları, seçilen dosyalar, açıklamalar, CRM görüşme notları ve kullanıcının paylaşmayı seçtiği PDF belgeleri.
• Konum bilgileri: Konum özelliğini başlattığınızda alınan cihaz koordinatları veya haritadan seçtiğiniz noktalar ve oluşturduğunuz rota bilgileri.
• Teknik ve destek bilgileri: Hizmete bağlanırken oluşan IP adresi, istek zamanı, hata ve güvenlik kayıtları ile destek talebinizde paylaştığınız bilgiler.

Özel nitelikli kişisel verileri, ödeme kartı bilgilerini veya işleminiz için gerekli olmayan kişisel bilgileri belge ve not alanlarına eklemeyiniz. Üçüncü kişilere ait verileri sisteme girerken gerekli bilgilendirme ve hukuki dayanakların sağlanması ilgili firmanın sorumluluğundadır.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Veriler; oturum açma ve firma yetkilerinin doğrulanması, seçtiğiniz muhasebe ve e-belge işlemlerinin yürütülmesi, belge saklama, stok ve CRM takibi, destek verilmesi, hata giderme, güvenliğin sağlanması ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için işlenir.

İşlemin niteliğine göre KVKK madde 5/2 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve temel haklarınıza zarar vermeyen meşru menfaat sebeplerine dayanılır. Açık rıza gereken işlemlerde ayrıca rızanız alınır. İşletim sistemi izni veya bu politikanın okunması, gerekli hukuki dayanağın ya da açık rızanın yerine geçmez.

4. Kamera, Fotoğraf, Dosya ve Barkod Erişimi

Kamera; sizin başlattığınız belge fotoğrafı çekme ve barkod okuma işlemleri için kullanılır. Fotoğraf ve dosya seçiminde yalnızca seçtiğiniz içerikler işleme alınır. Barkod okuma, ürünün bulunması için barkod değerinin neHesap sunucusuna iletilmesini gerektirebilir. Belge fotoğrafları ve ekler, ilgili kayıt veya yükleme işleminizi tamamladığınızda sunucuya gönderilebilir.

Kamera veya fotoğraf erişimi vermediğinizde elle veri girişi ve listeden ürün seçimi gibi alternatifler kullanılabilir. İzinleri cihazınızın uygulama ayarlarından değiştirebilirsiniz; izni kaldırmak daha önce kaydettiğiniz sunucu belgelerini kendiliğinden silmez.

5. OCR ile Belge Okuma

Cihaz OCR seçeneğinde metin tanıma cihaz üzerinde yapılır. Belgeden çıkarılan bilgiler, sizin kontrolünüz ve onayınız sonrasında forma aktarılır; kaydettiğiniz bilgiler ve eklemeyi seçtiğiniz belge görüntüsü ilgili iş kaydı kapsamında sunucuda tutulabilir. Alan eşleştirmesini iyileştiren yerel örnekler cihazda saklanabilir.

Bulut OCR seçeneği etkinleştirildiğinde, ayrıca onay vermeniz halinde seçtiğiniz belge görüntüsü neHesap sunucusu üzerinden Google Cloud Vision hizmetine gönderilir. Cihaz OCR'dan buluta sessiz geçiş yapılmaz. Bulut hizmetinin yurt dışında veri işlemesi söz konusu olabilir. Ayrıntılar için Google Cloud Vision veri kullanımı açıklamasını inceleyebilirsiniz.

6. Konum, Harita ve Rota

Konum, ilgili düğmeye bastığınızda tek seferlik alınır; arka planda veya sürekli konum takibi yapılmaz. Cari kart için kaydettiğiniz koordinatlar firma kayıtlarında saklanabilir. Haritadan elle nokta seçimi için cihaz konum izni gerekmeyebilir. Konum iznini vermemek diğer muhasebe işlemlerini kullanmanızı engellemez.

Harita açılışında OpenStreetMap karo sağlayıcısı IP adresi ve görüntülenen bölge gibi teknik bilgileri alabilir. Rota oluşturmayı onayladığınızda başlangıç ve durak koordinatları yapılandırılmış OSRM rota hizmetine gönderilir. Harita veya yol tarifini başka bir uygulamada açarsanız ilgili sağlayıcının gizlilik koşulları da geçerli olur. Kullanılan varsayılan hizmetler hakkında OpenStreetMap gizlilik politikasını inceleyebilirsiniz.

7. E-Belge İşlemleri ve Kullanıcının Başlattığı Paylaşımlar

E-fatura ve benzeri işlemleri yürütmek için gerekli belge verileri, Hızlı Bilişim Teknolojileri gibi ilgili entegratöre ve mevzuatın gerektirdiği resmi sistemlere iletilebilir. Belge üzerinde adı geçen alıcı ve diğer yetkili taraflar, işlemin gerektirdiği bilgilere erişebilir.

PDF, e-posta veya WhatsApp paylaşımını siz başlatırsınız. Seçtiğiniz dosya ve içerik, seçtiğiniz uygulamaya ve alıcıya aktarılır; ilgili hizmetin gizlilik koşulları uygulanır. Uygulama sizin yerinize otomatik e-posta veya WhatsApp mesajı göndermez. CRM telefon araması, onayınızla cihazın telefon uygulamasında açılır; görüşmenin ses kaydı alınmaz. Paylaşmadan önce alıcıyı ve belgede yer alan kişisel bilgileri kontrol ediniz.

8. Saklama, Cihaz Önbelleği ve Güvenlik

Firma kayıtları hizmetin sunulması için gerekli kapsamda sunucuda tutulur. Oturum belirteçleri ve isteğe bağlı hatırlanan giriş bilgileri cihazın güvenli depolama mekanizmalarında; cari ve form önbellekleri ile yerel OCR eşleştirme örnekleri cihazda saklanabilir. Cihazınıza erişimi korumanız ve ortak cihazlarda oturumu kapatmanız önemlidir.

Sunucuyla iletişim HTTPS üzerinden yapılır. Firma ve kullanıcı erişimleri yetkilendirme kontrolleriyle sınırlandırılır. Hiçbir internet aktarımının veya depolama yönteminin mutlak güvenlik garantisi yoktur. Veriler, işleme amacı, sözleşme ve uygulanabilir yasal saklama süreleriyle sınırlı olarak korunur.

9. Hesap Silme ve Verilerin Kaldırılması

Firma adına yetkili yönetici, uygulamadaki Hesap ve gizlilik bölümünden veya web hesap yönetimi sayfasından firma hesabının silinmesini talep edebilir. Talep firma ve yönetici bilgileriyle doğrulanır; firma hesabı pasife alınır. Hatalı silme ve veri kaybına karşı normal süreçte 30 günlük bekleme uygulanır, ardından silinebilir veriler destek ekibince kaldırılır; bu işlem yalnızca uygulamayı cihazdan kaldırmakla gerçekleşmez.

Firma yetkilisi, destek kanalı üzerinden doğrudan iletişime geçip yetkisini doğrulayarak yasal saklama zorunluluğu olmayan veriler için erken silme talebinde bulunabilir. Kullanıcı erişiminin firma yöneticisi tarafından kaldırılması ile tüm firma hesabının silinmesi farklı işlemlerdir. Kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz için firma hesabını silebilen yönetici olmanız şart değildir; talebiniz, ilgili firmanın sorumlulukları ve uygulanabilir mevzuat kapsamında değerlendirilir.

E-fatura ve muhasebe belgeleri ile yasal yükümlülük, uyuşmazlık veya güvenlik nedeniyle tutulması gereken sınırlı kayıtlar, gerekli süre boyunca korunabilir. Silme talepleri bu yükümlülükleri ortadan kaldırmaz. Cihaz önbelleğini temizlemek sunucu kayıtlarını silmez; sunucu hesabının silinmesi de daha önce başka alıcılara gönderdiğiniz belge kopyalarını geri çekmez.

10. Hizmet Sağlayıcılar, Yurt Dışı Aktarım ve Reklam

Barındırma altyapısı, e-belge entegratörü, onayladığınız bulut OCR, harita/rota hizmetleri ve sizin başlattığınız iletişim/paylaşım hizmetleri, işlemin gerektirdiği verileri alabilir. Yetkili kamu kurumlarına hukuki yükümlülük kapsamında bilgi verilebilir. Uluslararası sağlayıcılar yurt dışında veri işleyebilir; bu aktarımlar bakımından KVKK madde 9 kapsamındaki koşullar ayrıca gözetilmelidir. Sistem izni veya paylaşım onayı bu koşulların yerine geçmez.

neHesap mobil uygulaması kişisel verilerinizi reklam amacıyla satmaz ve üçüncü taraf reklamları için uygulamalar arası takip yapmaz. Bu politika, nehesap.com tanıtım sitesindeki isteğe bağlı analiz/reklam çerezleriyle karıştırılmamalıdır; web sitesi ziyaretleri için Çerez Politikası ve KVKK aydınlatma metni ayrıca geçerlidir. Apple ve Google'ın mağaza veya işletim sistemi kapsamında yaptığı veri işlemleri kendi politikalarına tabidir.

11. Çocukların Gizliliği

neHesap iş amaçlı kurumsal kullanıma yöneliktir; çocuklara yönelik bir hizmet değildir. Çocuklara ait verilerin hizmetin amacı dışında işlendiğini düşünüyorsanız destek kanalımızdan bildirebilirsiniz.

12. Haklarınız ve İletişim

KVKK madde 11 kapsamında verilerinizin işlenip işlenmediğini ve işleme amacını öğrenebilir, aktarılan taraflar hakkında bilgi isteyebilir, yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve ilgili işlemlerin aktarılan taraflara bildirilmesini talep edebilirsiniz. Yalnızca otomatik analiz sonucu aleyhinize doğan sonuçlara itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarınız da vardır.

Gizlilik ve hesap silme talepleri için destek@nhesap.com, 0342 322 99 66 veya resmi WhatsApp destek hattımız üzerinden iletişime geçebilirsiniz. Yazılı başvurularınızı Turbim Yazılım ve Bilişim Teknolojileri San ve Tic A.Ş., Güvenevler Mah. 29028. Sok. No:5, Şehitkamil / Gaziantep adresine iletebilirsiniz. Kimlik ve yetki doğrulaması için gerekli bilgiler istenebilir; parola ve gereksiz kimlik belgesi göndermeyiniz. Usulüne uygun başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

13. Politika Değişiklikleri

Hizmet veya mevzuat değişiklikleri nedeniyle bu politika güncellenebilir. Güncel metin https://nehesap.com/privacy adresinde yayımlanır ve değişiklik tarihi bu sayfada belirtilir. Yeni bir izin veya açık rıza gerektiren işlemlerde ayrıca bilgilendirme yapılır.